Quy trình nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc

Để tự nhập khẩu hàng hóa, Quý Doanh Ngiệp cần phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Trường hợp chưa có giấy phép, Quý Khách có thể thông qua các công ty dịch vụ ủy thác nhập khẩu  hóa như HBS Việt Nam, dịch vụ hải quan, đại lý Hải quan tại Việt Nam… để ký hợp đồng nhập khẩu mặt hàng đó từ Trung Quốc về Việt Nam.

Dưới đây là các bước chi tiết được HBS Việt Nam tổng hợp lại để hướng dẫn Quý Doanh Nghiệp quy trình nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam.

Bước 1: Khảo sát giá, tìm các doanh nghiệp uy tín để đặt hàng nhập khẩu

Cần phải khảo sát giá một cách kỹ lưỡng, tham khảo nhiều nguồn thông tin, các thị trường khác nhau. Mặt khác Quý Khách cũng nên tìm hiểu kỹ doanh nghiệp ở Trung Quốc sẽ đứng ra ký kết hợp đồng với mình. Nếu hợp tác với doanh nghiệp lớn, uy tín, kinh nghiệm lâu năm thì sẽ an toàn và giảm thiểu được nhiều rủi ro.

Sau khi quyết định loại hàng hóa cần nhập khẩu và lựa chọn được doanh nghiệp uy tín, bước tiếp theo Quý doanh nghiệp cần gửi Đơn đặt hàng (Order Sheet), thường bằng email hoặc các hình thức online khác. Trong Đơn đặt hàng cần ghi rõ các nội dung sau, đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán:

• • Thông tin chi tiết đầy đủ về DN hoặc người bán hàng (Tên công ty, địa chỉ, SĐT, email, người đại diện)
  • Thông tin chi tiết đầy đủ về DN hoặc người mua hàng (Tên công ty, địa chỉ, SĐT, email, người đại diện)
  • Thông tin chi tiết hàng hóa (Tên hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã…)
  • Điều kiện và cách thức thanh toán

Khi đặt hàng Quý Khách nên yêu cầu người bán hàng ở Trung Quốc gửi luôn Proforma Invoice vì có thể dùng Proforma Invoice để chuyển tiền ở ngân hàng được (tùy từng điều kiện thanh toán).

Bước 2: Ký kết hợp đồng, xác định thời điểm vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam

Về nội dung hợp đồng, Quý doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, tham khảo mẫu, cập nhật mới nhất trên mạng. Vì đây là hợp đồng giao thương với nước ngoài nên cần chi tiết, đầy đủ và ràng buộc về tính pháp lý chặt chẽ nhất.

Theo kinh nghiệm lâu năm của chúng tôi, để đảm bảo an toàn nhất cho hàng nhập khẩu và đề phòng mọi phát sinh có thể khiến Quý doanh nghiệp gặp khó khăn sau này, cần lưu ý đặc biệt các nội dung sau:

• • Tên hàng hóa, số lượng, tổng tiền: các thông tin này phải khớp với invoice, packing list, BL để tránh các rắc rối khi làm thủ tục thông quan sau này.
  • Nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu: để tránh các trở ngại khi làm thủ tục hải quan.
  • Điều khoản và phương thức thanh toán cần chi tiết, cụ thể nhất có thể để tránh các tranh cãi, tranh chấp sau này: thời gian thanh toán, thời gian giao hàng, thời gian tàu đi, nếu dùng LC thì xem xét cả thời gian vận chuyển nữa.

Theo thông lệ, Quý doanh nghiệp và người bán ở Trung Quốc đều có thể tự book trực tiếp ngày giờ vận chuyển hàng về Việt Nam với hãng tàu biển hoặc hãng hàng không đã lựa chọn. Nếu chưa có kinh nghiệm nhập khẩu hàng hóa, Quý Khách nên để cho đối tác hỗ trợ trong việc book tàu vận chuyển hàng về Việt Nam.

Tuy nhiên, lựa chọn tốt nhất cho những doanh nghiệp mới tự nhập khẩu hàng hóa là nên thông qua các công ty dịch vụ (logistics) tại Việt Nam để đảm bảo hàng được vận chuyển door-to-door và Quý Khách không phải lo lắng hay mất công sức gì ngoài một khoản phí dịch vụ không đáng kể so với giá trị hàng hóa.

Nếu có gì thắc mắc quý doanh nghiệp  đừng ngần ngại hãy gọi đến hotline:  để được HBS Việt Nam tư vấn cụ thể về thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.

Bước 3: Đóng gói hàng hóa, giao hàng tại cảng biển hoặc sân bay

Quý Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ về quá trình nhà xuất khẩu ở Trung Quốc đóng hàng và giao hàng tại cảng. Ví dụ như thời gian và chi phí đóng gói, thời gian vận chuyển từ nhà máy đến cảng, chi phí vận chuyển,…

Việc theo dõi này có thể thực hiện thông qua các trang web mà hai bên thống nhất với nhau hoặc liên lạc trực tiếp bằng điện thoại, email và các hình thức khác.

Khi có đầy đủ những thông tin trên Quý Khách có thể làm căn cứ để tính toán cho những lô hàng nhập khẩu sau này, đặc biệt khi cần đẩy nhanh tiến độ nhập những lô hàng gấp.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường hàng không

Dù lô hàng được vận chuyển về Việt Nam bằng đường biển hay đường hàng không thì Quý Khách cũng nên chú ý các nội dung sau:

• • Tên hãng vận tải, số liên lạc, có trang web theo dõi đường đi lịch trình của hàng hóa không
  • Lịch đi bao nhiêu chuyến/tuần
  • Thời gian vận chuyển mất bao nhiêu lâu?
  • Thời gian muộn nhất giao hàng là khi nào?
  • Ngày đi/ngày đến
  • Đi trực tiếp hay chuyển tải (direct/tranship)
  • Cảng đi/cảng đến
  • Trong trường hợp hàng bị hư hỏng thì có được bồi thường không, thực hiện như thế nào?

Bước 5: Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu

Thời gian thanh toán dựa theo hợp đồng nhập khẩu hàng hóa giữa 2 bên.

Trong thanh toán quốc tế thì Quý Khách cần chuẩn bị chứng từ đúng theo hợp đồng. Cho ví dụ trong hợp đồng ghi rõ điều khoản thanh toán toàn bộ 100% sau khi nhận được bản copy của BL, invoice, packing list thì Quý Khách phải có đầy đủ những giấy tờ đó.

Ngoài ra, các thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi, địa chỉ cũng phải khớp nhau trong hợp đồng, invoice.

Thường dùng phương thức L/C hoặc T/T, trong đó L/C an toàn cho cả bên bán và bên mua. Cách thực hiện như sau: Bên mua yêu cầu Ngân hàng của mình mở Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng hóa cho người bán thông qua ngân hàng của người bán. Sau khi có L/C bên bán sẽ tiến hành giao hàng theo quy định Hợp đồng và gửi đến ngân hàng bên mua bộ chứng từ để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ bán hàng. Ngân hàng bên mua nếu nhận được bộ chứng từ phù hợp theo quy định đã đưa ra trong L/C thì buộc phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.

Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:

• • Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoicce)
  • Phiếu đóng gói (Packing List)
  • Hợp đồng ngoại thương (Contract)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin – C/O form E khi nhập hàng hóa từ Trung Quốc)
  • Các chứng từ khác

Bước 6: Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa

Về trình tự, thủ tục Hải quan để nhập khẩu hàng hóa, thường có 5 bước cơ bản sau:

1) Khai thông tin nhập khẩu (IDA)

2) Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)

3) Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

4) Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ

5) Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan

Đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác nhau, nhưng thông thường khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa cần những giấy tờ và chứng từ sau:

• • Hợp đồng (Contract)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Danh sách hàng hóa (Packing list)
  • Giấy chứng nhận nguồn gốc ( CO form E)
  • Kiểm dịch thực vật Phytosan
  • Certificate of analysis
  • Health certificate
  • Certificate of free sale
  • Công bố chất lượng
  • Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng

Bước 7: Trình tự nhận hàng nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam

• • Trước khi hàng về đến Việt Nam, dù đi bằng đường hàng không hay đường biển thì cũng sẽ có Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) thông báo về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo việc yêu cầu Quý Khách đến nhận hàng.
  • Mang các chứng từ cần thiết đến gặp hãng vận tải để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Khi đã có D/O trong tay, Quý Khách mang nó cùng các chứng từ khác như Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ v.v.. để ra gặp Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan. Các chứng từ này bên bán sẽ gửi cho Quý Khách (trực tiếp hoặc qua ngân hàng) trước khi hàng về 1 thời gian để có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ.
  • Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O không, nếu đúng thì có thể giải phóng hàng hóa và chở về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó

Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

• Cảng nhận hàng từ tàu:
  • Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng;
  • Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng
  • Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;
  • Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L;
  • Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet;
  • Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với Bản lược khai hàng và B/L;
  • Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu
• Cảng giao hàng cho chủ hàng:
  • Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận D/O. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng;
  • Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;
  • Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O;
  • Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng;
  • Chủ hàng làm thủ tục hải quan
  • Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan thì chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.

Ðối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng

Khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, clinker, than quặng, thực phẩm… thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.

Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, D/O. Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá, cảng sẽ lên hoá đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng.

Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với tàu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC như trên.

Ðối với hàng nhập bằng container

• Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
  • Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang Bill of Lading gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
  • Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá, chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt;
  • Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O;
  • Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
• Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)

Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.

Tìm hiểu thêm >>>>

+  Xuất khẩu hàng hóa Trung Quốc

t+ kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc

+  Những điều cần biết về uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa

+ Những kinh nghiệm mua hàng trên Alibaba, HBS Việt Nam chia sẻ

+ Xuất nhập khẩu hành hóa trung quốc tăng mạnh trong tháng 7 vừa qua