PO là một cụm từ được nhắc đến nhiều ở lĩnh vực xuất nhập khẩu. PO là gì trong xuất nhập khẩu và nó có những vai trò và ý nghĩa như thế nào đối với các chủ thể? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu về vấn đề này.
Giải nghĩa PO là gì trong xuất nhập khẩu?
PO là gì? PO là tên viết tắt của cụm từ Tiếng Anh là Purchase order. Cụm từ này có ý nghĩa là đơn đặt hàng. Mẫu đơn đặt hàng được xem như một xác nhận chính thức của đơn hàng đối với chủ công ty, doanh nghiệp. PO được xem là tài liệu quan trọng để hình thành sự tin tưởng giữa hai bên người mua và người bán. Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía thì đây được xem là bản cam kết, xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.
Hình 1: Tìm hiểu định nghĩa PO là gì trong xuất nhập khẩu
Mục đích của việc tạo ra đơn đặt hàng là tìm kiếm các dịch vụ và vật chất để sử dụng trong việc giao dịch hàng hóa hàng ngày. Trường hợp đối với các công ty có quy mô nhỏ thì PO sử dụng để yêu cầu các khách hàng sử dụng các sản phẩm nhập khẩu hoặc tìm kiếm các sản phẩm khác thay thế được sản xuất tại địa phương.
Việc tìm hiểu PO là gì trong xuất nhập khẩu sẽ giúp các đơn vị có đầu ra đảm bảo. Từ đó hàng hóa sẽ được bán nhanh chóng, đẩy mạnh doanh thu hàng tháng, hàng quý.
Xem thêm: Các loại thuế xuất nhập khẩu bạn cần biết
Những lý do nên sử dụng PO trong xuất nhập khẩu
- Purchase order có thể truyền đạt được mong muốn đến người bán cụ thể nhất thông qua các chi tiết ghi trong giấy tờ
- Bảo vệ quyền lợi của người bán trong trường hợp người mua không trả tiền hàng.
- PO có tác dụng giúp những đại lý quản lý được những yêu cầu mới.
- PO mang đến cho cả người bán nhiều tiện ích tài chính, thương mại
Hình 2: Lý do nên sử dụng đơn đặt hàng trong kinh doanh
Purchase order chủ yếu dùng trong những vấn đề gì?
- PO trong xuất nhập khẩu sẽ thường được dùng để tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hay tìm kiếm cổ phiếu hoặc dịch vụ sống;
- Tìm kiếm nguồn hàng hóa có nguồn gốc thiên nhiên, tối ưu hóa mua sắm
Một Purchase order sẽ gồm những nội dung cơ bản: Số và ngày, thông tin người mua, thông tin người bán, chi tiết thông tin mô tả hàng hóa, số lượng, thông số kỹ thuật, chất lượng hàng hóa, đơn giá, giá trị của hợp đồng, điều kiện thanh toán. Hoặc PO xuất khẩu còn sẽ có điều kiện để giao hàng, tài khoản ngân hàng người bán và người mua, chữ ký, con dấu đại diện của đơn vị….
Quy trình sử dụng đơn đặt hàng xuất nhập khẩu
Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên theo quy trình tiêu chuẩn thì đơn đặt hàng sẽ bao gồm các bước như sau:
Hình 3: Quy trình sử dụng đơn đặt hàng xuất nhập khẩu
- Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất đơn đặt hàng cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
- Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng và xác nhận với bên mua hàng
- Bước 4: Bên mua xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng
- Bước 5: Sau khi xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải để vận chuyển sản phẩm đến người mua
- Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, đảm bảo tính chính xác thông tin và giao hàng nhanh chóng
- Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm hàng sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản đã ký.
Xem thêm: Lấy quần áo trẻ em xuất khẩu ở đâu chất lượng?
Như vậy đơn đặt hàng được xem là một trong những chứng từ quan trọng. Những tìm hiểu PO là gì trong xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Mong rằng chia sẻ của https://hbsvietnam.com/ sẽ hữu ích đối với bạn đọc.
